In seiner letzten Sitzung im Jahr 2016 hat der Bundesrat dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ zugestimmt. Darin enthalten sind gesetzliche Regelungen und technische Vorgaben, die die Steuerhinterziehung mit elektronischen Kassensystemen – insbesondere Registrierkassen – ab dem 01.01.2020 verhindern sollen. Die neuen Verschärfungen ändern übrigens nichts an der Gültigkeit der Änderungen zum 01.01.2017 (sog. Kassenrichtlinie), von denen wir in den vorherigen Ausgaben berichtet haben.
Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich festgeschrieben
Dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten, aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, galt bisher nur gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und der ständigen Rechtsprechung. Nun ist diese Pflicht auch gesetzlich festgeschrieben.
Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht hat der Gesetzgeber nur für solche Fälle vorgesehen, in denen Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung verkauft werden und eine offene Ladenkasse zum Einsatz kommt. Wird dagegen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, das eine Einzelaufzeichnung ermöglicht, gilt diese Ausnahme nicht.
Aufzeichnungen mittels elektronischer Kassensysteme
Werden elektronische Systeme eingesetzt, dürfen nur noch solche Geräte verwendet werden, die die Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar festhalten. Die Daten müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden.
Was als elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne dieser Vorschrift gilt, soll eine noch zu erlassende Rechtsverordnung definieren. Nach dem Entwurf dieser Verordnung fallen elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen hierunter. Elektronische Buchhaltungsprogramme gehören dagegen nicht dazu.
Das elektronische Aufzeichnungssystem muss künftig durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einem Speichermodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle, wobei das Sicherheitsmodul jede digitale Aufzeichnung protokolliert. In der noch zu erlassenden Rechtsverordnung sollen dann auch technische Anforderungen für die Sicherheitseinrichtung festgelegt werden.
Die vorgesehene Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung soll durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik geschehen und muss vom Hersteller bzw. Entwickler der Sicherheitseinrichtung beantragt werden. Durch die stetige Veränderung der Manipulationsmöglichkeiten könnte alle fünf Jahre eine erneute Zertifizierung erforderlich werden.
Neu ist auch, dass dem Finanzamt detailliert mitgeteilt werden muss, welches Aufzeichnungssystem verwendet wird.
Belegausgabepflicht
Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, besteht künftig eine Belegausgabepflicht. Die Belegausgabe kann entweder in Papier- oder in elektronischer Form erfolgen. Für den Kunden besteht keine Pflicht, den Beleg mitzunehmen. Von der Belegausgabepflicht kann man sich mittels eines Antrags beim Finanzamt befreien lassen, wenn man Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft.
Kassen-Nachschau
Bereits ab 2018 darf das Finanzamt sogenannte Kassen-Nachschauen durchführen, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben zu überprüfen. Die Nachschau kann die Finanzverwaltung ohne vorherige Ankündigung und auch zunächst anonym durch Testkäufe durchführen. Dabei kann sie sowohl computergestützte Kassensysteme als auch Registrierkassen und offene Ladenkassen kontrollieren.
Folgen von Pflichtverletzungen
Das Gesetz verbietet unter anderem das Bewerben oder Inverkehrbringen von elektronischen Aufzeichnungssystemen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen genügen. Sowohl Zuwiderhandlungen können mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 EUR geahndet werden als auch
- die fehlende oder nicht richtige Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und
- der fehlende oder ungenügende Schutz eines elektronischen Aufzeichnungssystems durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung.
Neue Meldepflicht und Übergangsregelung
Unternehmer, die elektronische Kassensysteme anschaffen oder außer Betrieb nehmen, müssen dies den Finanzbehörden ab 2020 innerhalb eines Monats mitteilen. Ein bereits vor Gültigkeit der Neuerungen angeschafftes System ist spätestens bis zum 31.01.2020 zu melden.
Die Pflicht zum Einsatz eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung gilt grundsätzlich ab 2020. Wenn verwendete Registrierkassen die Anforderungen der Kassenrichtlinie erfüllen und nach dem 25.11.2010 sowie vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, dürfen sie bis Ende 2022 verwendet werden, sofern sie bauartbedingt nicht nachgerüstet werden können.