Für Betriebsveranstaltungen wie Betriebsausflüge, Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern sieht das Einkommensteuergesetz seit 2015 einen Freibetrag vor: Zuwendungen, die Arbeitnehmer anlässlich solcher Veranstaltungen vom Arbeitgeber erhalten (z.B. in Form von Speisen, Getränken, Bühnenauftritten), können bis zu einer Höhe von 110 EUR pro Betriebsveranstaltung und Teilnehmer steuerfrei bleiben; nur für die übersteigenden Kosten fällt (Lohn-)Steuer an.
Hinweis: Vor 2015 bestand eine Freigrenze von 110 EUR pro Betriebsveranstaltung und Teilnehmer, so dass die kompletten Zuwendungen versteuert werden mussten, wenn die 110 EUR auch nur geringfügig überschritten worden waren.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in einem Antwortschreiben an die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft nun diverse Praxisfragen zur steuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen ab 2015 beantwortet. Die drei wichtigsten Aussagen im Überblick:
- Pro-Kopf-Aufteilung der Feierkosten: Das BMF weist darauf hin, dass die Gesamtkosten der Feier zur Berechnung des 110-EUR-Freibetrags weiterhin zu gleichen Teilen auf alle bei der Feier tatsächlich anwesenden Teilnehmer aufgeteilt werden müssen. Die Umrechnung darf nicht auf Grundlage der Zahl der angemeldeten Teilnehmer erfolgen.
Hinweis: Für Arbeitgeber hat diese Sichtweise den Nachteil, dass eine Betriebsveranstaltung zu unbeabsichtigten steuererhöhenden Folgen führen kann, wenn wesentlich weniger Gäste erscheinen, als ursprünglich angemeldet waren. Denn in diesem Fall bleiben die Kosten der Feier häufig nahezu gleich, müssen aber auf weniger Köpfe umgerechnet werden als geplant, so dass der 110-EUR-Freibetrag schneller überschritten wird.
- Einrechnung von Geschenken: Unter den Freibetrag können nur Zuwendungen fallen, die „anlässlich“ einer Betriebsveranstaltung anfallen – hierfür muss ein konkreter Zusammenhang zwischen Geschenk und Betriebsveranstaltung bestehen. Geschenke, die allen oder einzelnen Arbeitnehmern nur „bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung überreicht werden, sind hingegen vom Anwendungsbereich des Freibetrags ausgeschlossen. Bei Geschenken bis 60 EUR pro Arbeitnehmer darf der Arbeitgeber nach dem BMF-Antwortschreiben pauschal unterstellen, dass sie „anlässlich“ einer Betriebsveranstaltung zugewandt wurden und somit unter den Freibetrag fallen.
- Behandlung von Reisekosten: Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die bei einer Betriebsveranstaltung anfallenden Reisekosten (Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen) separat steuerfrei erstatten, wenn die Veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, der Arbeitnehmer wegen der Betriebsveranstaltung anreisen muss und er seine An- und Abreise selbst organisiert. Das BMF weist darauf hin, dass bei arbeitgeberseitiger Organisation der Anreise über betriebsinterne Reisemanagementsysteme keine separate steuerfreie Reisekostenerstattung möglich ist, sondern die übernommenen Reisekosten vom Arbeitgeber in den 110-EUR-Freibetrag eingerechnet werden müssen.